Branche
Technologie / Halbleiterindustrie
Arbeitsfeld
Datenmanagement, Systemintegration & KI-gestützte Prozessoptimierung
Projektumfang
Skalierbare, globale Lösung für >300 Anwender, >10 Jahre kontinuierliche Weiterentwicklung
Ausgangslage
Weltweit tätige Mitarbeiter mussten für die Angebotserstellung (Quoting) über eine dezentrale SAP-Lösung via VPN auf Daten zugreifen. Die Performance war dadurch stark eingeschränkt: Pro Klick und Abfrage entstanden Wartezeiten von mehreren Sekunden. Zudem war SAP in seiner Standardausführung nicht darauf ausgerichtet, alle für einen Kunden-Call relevanten Informationen performant und konsolidiert auf einem Bildschirm darzustellen. Dies führte zu Ineffizienzen und Frustration bei den Vertriebsteams.
Zielsetzung
- Performance-Steigerung: Entwicklung einer extrem schnellen, lesenden (read-only) Datenbanklösung als täglicher Klon der SAP-Daten.
- Effizienzgewinn: Drastische Reduzierung der Lade- und Abfragezeiten.
- Optimierte Visualisierung: Schnelle und übersichtliche Darstellung aller relevanten Kundendaten für reibungslose Kundengespräche.
- Erhöhung der Datenqualität und der Mitarbeiterzufriedenheit.
Erfolgsfaktoren
- Pragmatischer MVP-Ansatz: Die Entscheidung gegen eine komplexe API-Vollintegration zugunsten eines täglichen Exports sicherte den schnellen Projektstart.
- Hohe Skalierbarkeit: Das System verarbeitet heute mühelos 4 bis 5 Millionen Kundendaten und 20 bis 30 Millionen Quotes bei gleichbleibend hoher Performance.
- Human-in-the-Loop: Die gezielte Einbindung von Mitarbeitern bei der KI-Validierung garantiert höchste Zuverlässigkeit der Daten.
- Nutzerzentrierung: Konsequente Anpassung der Oberfläche an abteilungsspezifische Bedürfnisse.
Beschreibung der Case Study
1. Pragmatische SAP-Integration & Datenstrukturierung
Statt einer aufwändigen, direkten SAP-Vollintegration (API), die hohe technische und zeitliche Hürden geboten hätte, wurde ein effizienter, täglicher Export (CSV) von Kunden- und Stammdaten aufgesetzt. Diese Daten wurden nicht nur importiert, sondern strukturell für die tägliche Vertriebsarbeit optimiert und in eine eigens kreierte Datenbank migriert.
2. Hochperformante Datenabfrage
Die neue Architektur ermöglicht es, in Bruchteilen einer Sekunde mehrere Millionen Datensätze zu durchsuchen. Selbst komplexe Einzelabfragen erfolgen garantiert in unter 1 bis 2 Sekunden.
3. Konzernübergreifende Transparenz
In der nächsten Projektphase wurde eine Logik integriert, die Tochtergesellschaften und globale Holdings (Group-Level) automatisch erkennt und verknüpft. So werden Quoting-Angebote firmenübergreifend einheitlich und transparent dargestellt.
4. Datenvalidierung & KI-gestützte Deduplizierung
Manuelle, fehleranfällige Validierungsprozesse via Excel wurden abgelöst. KI-Modelle erkennen heute automatisch Duplikate im System. Über einen Human-in-the-Loop-Ansatz prüfen Mitarbeiter kritische Fälle, während zu 100 % eindeutige Treffer vollautomatisiert akzeptiert werden. Um SAP als „Single Source of Truth“ zu wahren, werden die bereinigten Daten über einen sicheren Export-Import-Prozess wieder in das SAP-System zurückgespielt.
Nutzen
- Produktivitätssteigerung: Globale Nutzung durch knapp 300 Mitarbeiter mit individuell an die Abteilungen angepassten Benutzeroberflächen.
- Datenqualität: Maßgebliche Verbesserung durch systemgestützte Validierung, intelligente Zusammenführung bei Firmenfusionen und KI-Deduplizierung.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Die performante Lösung ermöglicht ein reibungsloses Arbeiten, das selbst mit neueren SAP-Versionen (wie S/4HANA) in dieser Schnelligkeit nicht abbildbar ist.
- Datensicherheit: Durch den indirekten Zugriff (Read-Only mit Rückspiel-Export) bleiben die Kernsysteme geschützt.
Chancen
- Effizienz- & Umsatzsteigerung
- Verbessertes Mitarbeitererlebnis (Employee Experience)
- Längere Mitarbeiterbindung durch modernes Tooling
- Höchste Datenqualität für strategische Entscheidungen
Risiken
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Performance-Risiko bei wachsenden Datenmengen
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Sicherheitsrisiken: Globaler Zugriff erfordert striktes Berechtigungsmanagement
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KI-Fehlentscheidungen bei Datenzusammenführung
-
SAP-Vollintegration hätte Projekt vermutlich nie gestartet
Kurz gesagt:
Eine für die Angebotserstellung entwickelte, hochperformante Datenbanklösung umgeht die Performance-Engpässe von dezentralen SAP-Systemen. Durch pragmatische Datenstrukturierung, KI-gestützte Bereinigung und höchste Nutzerzentrierung arbeiten weltweit rund 300 Mitarbeiter effizienter denn je. Die Lösung ist seit über zehn Jahren erfolgreich im Einsatz, skaliert kontinuierlich und ist für die Belegschaft längst unverzichtbar geworden.
Unternehmen zukunftssicher machen
